Microsoft Teams a connu une forte progression ces derniers temps avec un nombre d’utilisateurs actifs quotidiens passant de 44 millions en mars à 75 millions en avril 2020. L’usage exponentiel de cette application Microsoft 365 au sein de nombreuses organisations a mis en lumière la nécessité de définir une stratégie de gouvernance afin de continuer à favoriser les échanges et le travail collaboratif, tout en permettant une gestion réfléchie de Teams. Au sein de cet article, nous vous transmettons quelques pistes pour vous permettre de penser votre gouvernance dans le cadre d’un projet Microsoft Teams.

Ne pas définir une gouvernance pour Teams : les risques encourus

L’application Microsoft Teams a été conçue pour permettre à tous les utilisateurs de créer et de gérer leurs propres équipes – une liberté qui en a grandement facilité l’adoption par les utilisateurs finaux. Néanmoins, cela a un prix, si une stratégie de déploiement n’est pas définie comme nous avons pu le constater dans plusieurs organisations.  Le risque le plus courant est très certainement la profusion du nombre d’équipes créées, véritable casse-tête pour le service informatique autant que pour les utilisateurs, qui peinent à trouver la bonne information au bon moment. Il est fréquent d’entendre des remontées du terrain concernant ces « débordements », que ce soit côté administrateurs… :
– « Le nombre d’équipes créées est hors de contrôle : nous avons 1200 groupes pour une entreprise de 1000 salariés ! »
– « Le nombre de sites SharePoint Online que je dois administrer est en pleine explosion. »​
Ou côté utilisateurs :
– « Je me noie dans le nombre d’équipes dont je suis membre. »​
– « Je trouve plusieurs versions différentes d’un même document en fonction des équipes dont je suis membre. »​
– « Teams est un outil idéal pour partager des fichiers. Dès que je dois transférer un fichier, je créé une équipe… »
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Ces quelques retours du terrain, révélateurs de facteurs de développement non contrôlés, rappellent la nécessité de mettre en œuvre une gouvernance lors d’un projet Teams, et cela quelque soit la taille de votre organisation.

Prendre en compte la granularité de la gouvernance Microsoft Teams

Quand il est question de gouvernance, il est nécessaire de garder en mémoire que Microsoft Teams s’inscrit au sein d’un écosystème, celui de Microsoft 365. Microsoft Teams n’est pas une solution structurante en tant que telle. On peut la représenter comme un hub, rassemblant tous les outils nécessaires à un travail collaboratif réussi, reposant sur les solutions Microsoft SharePoint et Microsoft Exchange. C’est pourquoi toute stratégie de gouvernance Microsoft Teams doit pleinement intégrer ces solutions, et plus largement l’ensemble de l’écosystème Microsoft 365.

En termes de gouvernance, Microsoft Teams ne déroge donc pas à la règle de Microsoft 365 et présente plusieurs niveaux de granularité : Azure AD, le centre d’administration des applications (SharePoint, Exchange, OneDrive…) et l’application elle-même.

Quel outil pour quelle action de gouvernance ?

Bien que chaque entreprise se doit de définir sa propre gouvernance en fonction de ses utilisateurs finaux et de sa capacité d’administration, nous avons pu constater que certaines actions s’avèrent récurrentes. Pour vous permettre d’amorcer votre démarche, nous vous les avons listées ci-après.

Par ailleurs, la politique de gestion de contenus produits dans Microsoft Teams s’inscrit dans celle de Microsoft 365, que ce soit à travers le Centre de conformité et de sécurité ou à travers l’Azure Information Protection. Cela garantit une politique unique de protection de la donnée pour tout votre environnement Microsoft 365.

Penser accompagnement des utilisateurs pour une gouvernance efficace

Si la définition d’une stratégie est indispensable, la réflexion sur la formation et la gestion du changement l’est tout autant. Il pourra s’avérer pertinent d’établir des relations avec des utilisateurs et des ambassadeurs qui vous aideront à comprendre les besoins au quotidien des utilisateurs et qui seront de précieux relais lors de nouveaux déploiements.

• En amont, attachez-vous à comprendre comment les utilisateurs travaillent et se réunissent au sein de votre entreprise. Cela permet de visualiser comment ils peuvent utiliser Teams​.
  Il existe deux façons de penser à des scénarios de travail d’équipe : des scénarios centrés sur les personnes et des scénarios centrés sur des projets. Pour tirer le meilleur parti de Microsoft Teams, élaborez une stratégie de travail d’équipe qui comprend les deux scénarios, en aidant les utilisateurs à comprendre comment Teams peut les aider à travailler. Votre stratégie de gouvernance découlera en partie de cette phase de consultation et d’observation des usages.
• Une fois la stratégie de gouvernance définie, sensibilisez vos collaborateurs aux notions de gouvernance et de sécurité et présentez les bénéfices d’une telle démarche : une architecture très lisible pour trouver aisément la bonne information au bon moment, diminution notable des risques liés au shadow IT…
• Reposez-vous sur vos ambassadeurs – ou champions comme certains aiment les appeler – pour faciliter l’ancrage de bonnes pratiques.
• Réalisez des piqûres de rappel régulières. La mise en place d’une gouvernance Teams est un projet qui s’inscrit dans la durée comme toute démarche de Change Management.

Nos experts certifiés sur les technologies Microsoft 365 et Microsoft Azure sont en capacité de vous accompagner à chaque étape de l’élaboration de votre stratégie de gouvernance. Ces compétences techniques sont par ailleurs doublées d’une réelle sensibilité à la conduite du changement. Eliadis est certifié par la société PROSCI, dont la démarche en Change Management a déjà fait ses preuves au sein de maintes organisations.