Composants clés d’un site Intranet SharePoint, les listes et les bibliothèques facilitent le stockage, la création et le partage d’informations au sein d’une entreprise. Après avoir fait le point sur les particularités de chacun de ces deux composants, Hugo, Consultant Eliadis certifié Microsoft Office 365, partagera avec nous quelques bonnes pratiques pour vous permettre d’utiliser aux mieux ces deux outils indispensables à une gestion documentaire performante.
Quelle est la différence entre les listes et les bibliothèques Microsoft SharePoint ?
La liste va permettre le stockage de métadonnées. Il peut s’agir par exemple d’une liste de contacts fournisseurs directement stockée au sein de Microsoft SharePoint.
Une liste SharePoint permet d’organiser des informations avec une grande flexibilité, en ajoutant des colonnes pour différents types de données, comme des dates, du texte ou des choix multiples.
Une bibliothèque SharePoint est, quant à elle, un emplacement sur un site permettant le stockage de fichiers (tout format : Excel, PowerPoint…). Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d’informations clés sur ces fichiers, par exemple le nom de l’utilisateur qui a modifié le fichier en dernier. Ces fichiers peuvent être téléchargés, partagés, modifiés par un ou plusieurs utilisateurs simultanément… La majorité des sites Intranet SharePoint comprennent une bibliothèque, qu’il est possible de personnaliser ou de compléter avec d’autres bibliothèques complémentaires.
Si le fonctionnement de ces deux composants SharePoint diffère, ils ont néanmoins le même objectif : permettre aux bonnes personnes d’accéder rapidement et facilement aux bonnes ressources !
Quelles sont les bonnes pratiques concernant les listes et les bibliothèques Microsoft SharePoint ?
Nous aurions beaucoup à dire sur le sujet, SharePoint étant un outil à la fois riche et puissant mais voici 6 bonnes pratiques incontournables concernant les listes et les bibliothèques.
1/ Ne négliger pas la question de l’indexation !
Pour une liste SharePoint et à plus forte raison pour une bibliothèque de documents SharePoint, il est indispensable de penser, en amont, à homogénéiser les règles de nommage afin de faciliter les recherches des utilisateurs. Dans une même optique, il peut s’avérer pertinent d’y ajouter une description précise, agrémentée des mots-clés adéquates.
2/ Personnaliser pour plus d’efficacité !
N’hésitez pas à créer des affichages personnalisés pour vos listes et vos bibliothèques SharePoint. À l’instar d’Excel, vous pouvez les trier, les grouper ou encore les filtrer afin de mettre en exergue les informations les plus importantes.
3/ Mettre en place des tests utilisateurs
Au sein d’Eliadis, ESN Gold Partenaire Microsoft, nous conseillons de proposer des tests Ux Design dans le cadre de la création d’un site Microsoft SharePoint mais aussi de la mise en place de bibliothèques et de listes. En mettant ainsi l’utilisateur au cœur de notre démarche de conception, nous assurons que le site finalisé et ses composants soient les plus intuitifs possibles.
4/ Profiter dès maintenant de la nouvelle expérience pour ancrer de nouveaux usages !
Microsoft propose un passage progressif vers la nouvelle version de SharePoint – la Modern Experience. Cette nouvelle version existe notamment pour la home page, où il est possible d’accéder aux applications Microsoft Office 365, telles que Microsoft Planner, Microsoft OneNote ou encore Microsoft Forms. Du fait de cette transversalité, associée à une ergonomie plus intuitive, la Modern Experience devrait convaincre les utilisateurs non experts.
5/ Encadrer les droits de modifications
Les droits de modifications sont le plus souvent à octroyer avec parcimonie. En effet, il est parfois préférable que le propriétaire des listes ou des bibliothèques Microsoft SharePoint soit le seul à pouvoir modifier la structuration. Les autres utilisateurs pourront, quant à eux, consulter et compléter la liste ou la bibliothèque SharePoint.
6/ Protéger vos données sensibles avec une gestion fine des accès
Nous préconisons au sein d’Eliadis de créer un sous-site pour le stockage de données sensibles, plutôt que de modifier les autorisations d’une liste, d’une bibliothèque ou d’un site déjà existant. Cette démarche va permettre de se soustraire aux droits hérités par le site parent et de gérer de façon plus fine les droits d’accès aux documents concernés. Il faut cependant veiller à ne pas multiplier les sites pour quelques documents ! D’une façon plus générale, il est important de bien structurer, en amont de tout déploiement, son projet Microsoft SharePoint.
Vous souhaitez en savoir plus concernant Microsoft SharePoint ? Contactez nos experts en solutions collaboratives et certifiés par Microsoft pour un accompagnement technique et fonctionnel.
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