Intranet SharePoint – GED

Intranet SharePoint – GED : simplifiez la communication et la collaboration entre les collaborateurs

L’architecture intranet de l’Intranet SharePoint et la Gestion Électronique de Documents (GED) intégrés à Microsoft 365, notamment microsoft sharepoint, est une solution technologique de pointe pour améliorer la collaboration interne et la gestion des documents d’entreprise via une bibliothèque de documents SharePoint. Cette solution, mise en place par un prestataire sharepoint compétent, rationalise les processus, renforce la communication entre les équipes et augmente la productivité en offrant un espace centralisé, aussi extensible via Sharepoint extranet, pour stocker, partager et gérer les informations.

En associant la flexibilité de SharePoint Online Office 365 à la puissance de la GED, cette solution favorise non seulement de meilleures méthodes de travail, mais assure également la sécurité et la conformité des données. Elle représente une opportunité concrète pour optimiser les opérations, stimuler l’innovation et améliorer la prise de décision au sein de l’entreprise.

Les défis à relever : Intranet collaboratif SharePoint – GED

La communication interne et les données collaboratives sont des enjeux stratégiques dans un contexte de travail à distance et de digitalisation croissants. SharePoint est la solution intranet de Microsoft qui améliore la communication interne et la collaboration entre les équipes d’une entreprise.

L'adoption par les utilisateurs

L’adoption par les utilisateurs est l’un des défis les plus importants pour une entreprise qui souhaite utiliser cette plateforme. Nous pouvons vous aider à encourager l’utilisation de la plateforme par une meilleure personnalisation de votre site Intranet SharePoint pour l’appropriation par les utilisateurs finaux et par la formation aux contributeurs chargés de faire vivre la plateforme.

La simplicité de gestion

L’intranet sert de contenu, qui doit vivre et répondre aux attentes des utilisateurs. Cependant, la gestion et la maintenance de la plateforme peuvent être complexes. Il serait donc judicieux de trouver un juste milieu entre la personnalisation et la simplicité.

La sécurité

Dans un Intranet, une plateforme de collaboration en ligne, la sécurité des données est un facteur à ne jamais négliger, ainsi que la gestion des informations. Il est donc nécessaire de protéger vos données et de mettre en place des processus clairs pour la gestion des informations, le stockage, la classification et la suppression des données obsolètes pour assurer une meilleure efficacité de la plateforme.

Les exemples de projets intranet SharePoint réalisés pour nos clients

Création Intranet SharePoint

Définir les objectifs et besoins de l’entreprise pour la création d’un intranet
Déterminer la structure de l’intranet pour faciliter la navigation et l’accès des informations aux collaborateurs
Planifier l’affichage du contenu et gestion du contenu sur l’intranet
Planifier un flux de travail : comme la gestion des demandes de congés, l’approbation des documents, etc.
Prévoir des sessions de formation des collaborateurs pour assurer une adoption réussie de votre intranet
Planifier la gestion des autorisations d’accès et les politiques de sécurité des données et des informations sensibles

Création d'extranet SharePoint

Identifier avant les besoins spécifiques des clients
Définir l’architecture de l’extranet pour les utilisateurs
Planifier les contenus à afficher et comment ils seront gérés
Personnaliser l’interface utilisateur pour une meilleur flexibilité
Sécuriser les données des utilisateurs
Mettre à disposition des supports et des formations pour résoudre les problèmes et les questions liées à l’utilisation de l’extranet

Création espace documentaire - GED

Définir une architecture pour l’espace documentaire

Organiser et gérer la documentation pour un meilleur flux de travail
Sécuriser les documents : gestion des autorisations des accès, mise en place de la politique de sécurité pour la protection des informations de l’entreprise.
Mettre à disposition des supports et formations qui vont résoudre les problèmes ou les questions liées à l’utilisation de l’espace documentaire

Création espace collaboratif Microsoft 365

Définir les objectifs de collaboration pour déterminer le type d’espaces collaboratifs dont l’entreprise a besoin
Définir les autorisations d’accès pour chaque espace collaboratif
Personnaliser les pages d’accueil des espaces collaboratifs pour refléter les besoins spécifiques de l’entreprise
Mettre en place les flux de travail pour les tâches et les projets à gérer dans les espaces collaboratifs
Mettre à disposition des supports et formations sur des espaces collaboratifs
Gestion des identités des collaborateurs pour une expérience personnalisée
Sécuriser l’espace collaboratif

Création d'applications métiers (Power Apps)

Évaluer les besoins pour déterminer les types d’application métiers dont l’entreprise a besoin (suivi des projets, demande de congés, gestion de la facturation, etc)
Création des flux de travail pour les tâches et processus métiers à gérer dans les applications
Créer des tableaux de bord
Développer des applications métiers par nos équipes qualifiées
Définir une sécurité et des autorisations : autorisation d’accès pour chaque application métier, y compris pour les utilisateurs, les groupes et les rôles
Tester les applications métiers
Déployer les applications
Former les utilisateurs (tutoriels ou session de formations en personne)

Automatisation des tâches et flux (Power Automate)

Collecter et analyser les données provenant de différentes sources
Automatiser des flux de travail (exemple : Gestion des bases de connaissances)
Approuver et valider des documents de travail
sécuriser et protéger les données sensibles

Mise à disposition des applications métiers

Recenser et regrouper en un lieu d’accès unique l’ensemble des applications métiers
Identifier les applications existantes pour déterminer si leur intégration peut se faire sur un intranet SharePoint

Sécurisation des solutions

Mettre en place des authentifications et autorisations pour contrôler l’accès aux données sensibles
Gérer les utilisateurs et les groupes grâce aux fonctionnalités offerte par SharePoint
Mettre en place une surveillance et un suivi d’activité des utilisateurs afin de déterminer des comportements suspects
Protéger les solutions contre les menaces provenant des utilisateurs

Nos prestations sur l’intranet SharePoint et la GED

Audit et cadrage

Évaluer l’état de l’infrastructure et des processus de l’entreprise et les problèmes à résoudre
Définir les objectifs et les besoins pour un projet SharePoint
Déterminer l’écart et les améliorations à faire qu’il y a entre les résultats de l’audit et du cadrage
Planifier le projet
Suivre et évaluer l’état d’avancement du projet Intranet SharePoint

Architecture du site, données et identités

Structurer et organiser les sites, les pages et les applications sur SharePoint
Stocker, organiser et gérer les données sur le site SharePoint (Définir une politique stricte des données)
Définir les processus de gestion des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs sur votre intranet SharePoint

Conception Web

Analyser des besoins des utilisateurs de la plateforme SharePoint
Réaliser des Templates, parcours client, assurer la maintenabilité du site (conception visuelle)
Développer les fonctionnalités en fonctions des besoins de l’entreprise
Tester et valider la plateforme SharePoint

Migration Intranet

Effectuer une évaluation complète de votre Intranet SharePoint existant
Planifier la migration vers le nouvel Intranet SharePoint (On Premise ou On Line)
Définir la stratégie de migration de contenus
Former les utilisateurs et faire des tests et vérifications pour garantir le bon fonctionnement de votre intranet

Formation et accompagnement au changement

Former les contributeurs à la plateforme
Eviter le syndrome de la page blanche en aidant à la réalisation des templates
Former et monter en compétence les équipes techniques

Nos modalités d’intervention sur votre intranet SharePoint

Centre de service M365

Une prise en charge sur les différentes modalités de votre contrat de service

Projets & Forfaits

Pour vos projets M365, nous établissons avec vous un planning et un coût

Personnel en régie

Délégation de compétences en régie pour accompagner vos équipes ou utilisateurs

Nos choix technologiques

Migration SharePoint – Cas client : Secteur public

Pour une administration française, Eliadis a organisé la migration fonctionnelle de 5000 sites Microsoft SharePoint 2010 vers Microsoft SharePoint 2016 en version Server. Ces sites SharePoint, contenant des données sensibles, étaient des espaces de travail entre l’administration et des organisations partenaires. Dans le cadre de ce projet, Eliadis a également assuré le suivi de l’ensemble des utilisateurs afin d’assurer une transformation réussie.