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Exemple intranet SharePoint et les étapes de réalisation

par | 24 Mai 2023 | Actualités

Bon nombre de nos clients nous demandent : pouvez-vous nous montrer un exemple intranet SharePoint ? Cette question est souvent le reflet d’une inquiétude sur la qualité graphique des intranets SharePoint, qui n’a plus vraiment lieu d’être avec les nouvelles versions de SharePoint . Bonne nouvelle, les nouveaux Templates on line sont beaucoup plus ergonomiques et modulables que les vieux modèles de OnPrem.

Plus que des exemples ou des modèles, on peut parler des différents modules et de la manière de les agencer afin de faire un Template ou un Hub qui correspond à vos besoins fonctionnels et graphiques.

 

Intranet SharePoint : quelques exemples de réalisation

Un intranet SharePoint est un réseau informatique privé d’une entreprise basée sur la plateforme SharePoint de Microsoft permettant aux collaborateurs d’accéder à des informations, de la documentation, des outils et des ressources nécessaires à leur travail. Les intranets SharePoint peuvent être personnalisables en fonction des besoins de chaque entreprise. Ils offrent une panoplie de fonctionnalités en interne telles que la gestion de la documentation, la gestion des flux de travail, la gestion des projets et une meilleure collaboration et communication des équipes en interne.

  • Exemple intranet SharePoint

Exemples intranet SharePoint

 

  • Exemples d’architecture d’intranet SharePoint

Architecture Intranet SharePoint

Pourquoi avoir un Intranet SharePoint au sein de votre organisation ?

Un intranet SharePoint est l’outil qui transforme les habitudes de travail en entreprise. Le travail en équipe devient plus dynamique et enrichissant grâce à un site d’équipe dédié à chaque projet, service et département. Il est possible de partager en toute sécurité des données, des documents, des ressources et les actualités en interne, tout en personnalisant le site pour faciliter le travail de votre équipe.

Vous avez la capacité de créer une meilleure cohésion et communication interne entre vos collaborateurs, ainsi que de partager des ressources et des applications pour renforcer l’efficacité de vos équipes. Vous pouvez accéder en un seul clic à l’ensemble des informations, compétences et connaissances dont vous avez besoin pour votre travail ou projet.

Avec SharePoint, il est également possible d’améliorer la productivité en mettant en place des processus automatisés, des tâches simples telles que des formulaires, des workflows opérationnels et des applications personnalisées en utilisant des plateformes de Microsoft 365 telles que Power Automate, Power Apps, des listes et des bibliothèques SharePoint.

 

Intranet SharePoint : les étapes à réaliser

La mise en place d’un site intranet SharePoint est un projet crucial pour une entreprise qui souhaite améliorer la collaboration et la communication entre ses équipes. Cependant, la réalisation d’un tel projet peut être complexe. Eliadis met à disposition des experts certifiés Microsoft pour vous accompagner et suivre votre projet de Création, Migration Online  d’un site Intranet. Nous allons également vous présenter les différentes étapes d’un exemple d’intranet SharePoint depuis :

  • La définition des besoins
  • La conception de l’architecture
  • La personnalisation et configuration
  • Les formations et le lancement de votre intranet SharePoint

 

Intranet SharePoint : définition des besoins

La définition des besoins mais aussi des objectifs est la première étape d’un projet de mise en place d’un intranet SharePoint. Elle permet de déterminer les fonctionnalités et les types de contenus nécessaires pour répondre aux besoins des collaborateurs. Cette étape est essentielle dans la mesure où, il faut analyser les besoins de chaque département et comprendre comment un intranet peut faciliter le travail au quotidien. Cependant, il est crucial de définir un certain nombre d’objectifs pouvant varier selon les besoins de l’entreprise :

  • Amélioration de la collaboration entre les équipes
  • Gestion de la documentation en interne
  • Gestions des projets
  • Automatisation des processus métiers
  • Partage de l’actualité de l’entreprise

Pour identifier les besoins ainsi que les objectifs, il est primordial de collaborer avec des parties prenantes du projet tels que : les décideurs, les administrateurs et surtout les utilisateurs finaux. En respectant cette démarche, cela permet d’aligner les objectifs de l’entreprise pour répondre aux besoins de chaque département en entreprise.

 

Intranet SharePoint : conception de l’architecture

La conception de l’architecture d’un site intranet SharePoint consiste à déterminer la structure globale de l’intranet y compris la hiérarchie des sites et sous-sites, la navigation, la sécurité et les autorisations d’accès.

  • La structure globale de l’intranet peut être organisée en sites et sous-sites en fonction des départements de l’entreprise, des projets, des outils ou des applications et autres critères pertinents en tenant compte des besoins identifiés de l’entreprise.
  • La navigation est un aspect très important dans le processus de mis en place d’un intranet. Elle doit pouvoir être intuitive, simple d’utilisation pour tous les collaborateurs. Cette partie implique la création des menus et des liens clairs et précis pour faciliter la navigation dans les sites et les sous-sites. On peut également insérer des liens rapides ou des menus personnalisés permettant de faciliter la navigations des utilisateurs dans l’intranet SharePoint.
  • La sécurité et les autorisations d’accès font également parties de l’architecture de l’intranet SharePoint. Elles doivent être déterminées pour chaque utilisateur et chaque groupe d’utilisateurs pour que chaque collaborateur ait accès aux informations importantes pour leur travail.

 

La conception de l’architecture d’un site intranet SharePoint doit prendre en compte tous les besoins en matière d’intégration avec les solutions et les applications de Microsoft 365 tels que : Teams, Outlook, Power Apps, Power Automate, Power BI.

 

Exemple intranet SharePoint : Architecture

Exemple intranet SharePoint : Architecture

 

Intranet SharePoint : personnalisation et configuration

Dans cette étape, la personnalisation et la configuration permettent de s’assurer que la mise en place de l’intranet correspond aux besoins spécifiques de l’entreprise et de ses utilisateurs.

La personnalisation et la configuration d’un intranet peuvent inclure :

  • La création des listes et des bibliothèques personnalisées : pour faciliter stockage et la création et le partage des informations importantes au sein de l’entreprise
  • La personnalisation des formulaires pour la saisie des informations précises
  • La configuration des flux de travail : pour automatiser les processus de travail et de collaboration entre les équipes
  • La gestion des métadonnées qui permet d’organiser et de classer les informations de manière efficace
  • La configuration des autorisations et des accès pour la sécurité des données du site.

 

Intranet SharePoint : formations et lancement de votre

Pour une meilleure adoption de la plateforme au sein de l’entreprise, il est important de fournir à ses collaborateurs des connaissances nécessaires pour l’utilisation du site intranet, l’exploitation de ses fonctionnalités avancées. Les utilisateurs doivent être formés sur toutes les fonctionnalités tels que :

  • La navigation du site,
  • Le partage des fichiers et de documents,
  • La recherche des informations spécifiques,
  • La création des équipes,
  • La gestion des autorisations,
  • Le renforcement de la communication et de la collaboration en interne.

Ces formations peuvent se réaliser par des sessions en personne, des vidéos explicatives ou encore en produisant des documents de présentation pour le guide d’utilisation de la plateforme.

Ainsi, viendra le lancement final de la plateforme au sein de votre organisation.

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