Adoption Microsoft 365 – Teams, OneDrive et Planner

Adoptions des outils de collaboration avec Microsoft 365 : améliorer l’efficacité et la communication au sein des équipes

SharePoint, Teams, One drive intégrés au sein des applications collaboratives de la suite Microsoft, joue un rôle central pour la sauvegarde, le partage de documents et surtout au sein de votre environnement collaboratif. Ces outils sont essentiels pour propulser les entreprises vers une collaboration optimale et une productivité accrue.

Ces applications collaboratives offrent des fonctionnalités avancées pour la gestion des tâches, la planification de projets, et la coédition en temps réel. Elles transforment également la manière dont les réunions se déroulent, en facilitant les interactions non seulement entre les membres de l’organisation, mais aussi avec vos intervenants externes.

Grâce à Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint, vous favorisez :

Le partage rapide et aisé des connaissances
La libération des énergies innovatrices
La mobilisation des compétences
L’optimisation des interactions
Le gain de temps.

Les défis à relever : outils de collaboration M365

L’adoption de Microsoft Office 365 présente certes de nombreux avantages en termes de collaboration et de productivité, mais elle soulève également des défis. Ces obstacles peuvent inclure la formation des employés, l’intégration avec les systèmes existants, le coût initial, les questions de sécurité des données, ainsi que la gestion du changement culturel et organisationnel. Une évaluation attentive de ces facteurs est donc essentielle pour les entreprises souhaitant maximiser les bénéfices de cette suite d’outils tout en minimisant les risques.

Gestion du changement et coût

Gestion du changement : e changement culturel nécessaire pour passer à une suite de collaboration en ligne peut rencontrer une résistance au sein des équipes habituées à des méthodes de travail plus traditionnelles.
Coût : Le coût de licence peut être un obstacle pour les petites entreprises, même si à long terme, l’investissement peut s’avérer rentable.

Sécurité et mises à jour

Sécurité des données : Bien que Microsoft offre des fonctionnalités de sécurité robustes, la migration vers le cloud peut toujours poser des risques en matière de sécurité des données et de conformité.
Mises à jour fréquentes : Les mises à jour régulières des fonctionnalités peuvent parfois dérouter les utilisateurs et nécessiter des ajustements constants.

Intégration avec les systèmes existants

Les entreprises qui utilisent déjà d’autres plates-formes ou logiciels peuvent trouver difficile d’intégrer ces solutions avec Office 365.

Formation des employés

Le passage à de nouveaux outils nécessite souvent une formation pour aider les employés à s’adapter, ce qui peut prendre du temps et des ressources.

Les exemples de projets réalisés sur l’adoption de M365

Migration de la messagerie électronique

Toute évolution, comme la migration de tous les comptes de messagerie d’une entreprise vers Outlook dans le cadre d’Office 365 sont des projets de conduite de changement. Cela implique souvent une formation pour les employés et peut inclure des fonctionnalités comme la mise en place de calendriers partagés et la synchronisation des contacts.

Collaboration d'équipe améliorée avec Microsoft Teams

Le déploiement de Microsoft Teams pour remplacer ou compléter les outils de communication et de collaboration existants, tels que la messagerie instantanée ou les solutions de vidéoconférence, nécessite un accompagnement utilisateurs.

Gestion de documents

La création d’un portail SharePoint pour centraliser la gestion des documents et des ressources de l’entreprise est un projet très intéressant, mais il doit être relayé pour ne pas créer de frustration au démarrage. Cela peut également inclure la configuration de workflows pour automatiser certaines tâches administratives.

Automatisation des processus

Utilisation de Power Automate pour automatiser des tâches récurrentes, comme la génération de rapports, la mise à jour de bases de données ou l’envoi de notifications.

Analyses et rapports avec Power BI

Développement de tableaux de bord et de rapports interactifs pour aider les dirigeants à prendre des décisions basées sur des données en utilisant Power BI.

Plan de formation et de compétence

Un projet de formation conçu pour accélérer l’adoption des nouveaux outils par les employés, souvent réalisé en plusieurs phases et pouvant inclure des webinaires, des tutoriels et des sessions de formation en personne.

Stratégie de sécurité et de conformité

Évaluation et mise en œuvre des paramètres de sécurité et de conformité dans Office 365, ce qui peut être particulièrement crucial pour les industries réglementées.

Nos prestations liées à l’adoption des outils M365

Cadrage - audit des usages, processus et organisation

Cette prestation englobe l’analyse initiale des besoins de l’entreprise et la planification de la migration vers Office 365. Il s’agit d’identifier les défis et les opportunités associés au changement, et de préparer une feuille de route détaillée pour une transition

Adhésion au changement

L’adhésion au changement vise à obtenir le soutien de toutes les parties impliquées, y compris la direction et les employés. Ceci est souvent réalisé à travers des communications ciblées, des ateliers et des sessions de formation pour présenter les avantages et les fonctionnalités d’Office 365.

Mise à niveau des connaissances

Cette étape vise à offrir des formations et des ateliers pour que les utilisateurs puissent comprendre et maîtriser les outils d’Office 365. Elle assure que l’équipe à jour avec les fonctionnalités et sait comment les utiliser efficacement.

Capacité d’exécution

Il s’agit ici de mettre en œuvre le plan de migration et de changement, y compris la configuration technique, la migration des données, et le déploiement de nouveaux outils. La capacité d’exécution assure que le projet est réalisé dans les délais et le budget prévu, tout en répondant aux objectifs définis. Le conseil des équipes Eliadis est crucial pour le bon dimensionnement du projet et la bonne communication.

Renforcement des connaissances

Après le déploiement initial, cette prestation vise à renforcer les compétences des employés à travers des formations continues, des sessions de questions-réponses et des mises à jour sur les nouvelles fonctionnalités. Cela assure que l’entreprise tire le maximum de bénéfices de son investissement en Office 365 sur le long terme.

Suivi de l’adoption

Il convient de réfléchir en amont du projet aux indicateurs de réussite (taux de satisfaction, nombre d’utilisateurs…) afin de créer les tableaux de bord et les points de vigilance à observer en conduite du changement.

Nos modalités d’intervention liées à l’adoption Microsoft 365

Centre de service M365

Une prise en charge sur les différentes modalités de votre contrat de service

Projets & Forfaits

Pour vos projets M365, nous établissons avec vous un planning et un coût

Personnel en régie

Délégation de compétences en régie pour accompagner vos équipes ou utilisateurs

Nos choix technologiques

Adoption des outils collaboratifs Microsoft 365 – Cas client : secteur d’assurance

Eliadis, spécialisé dans la gestion du changement, a soutenu un acteur majeur de la protection sociale dans sa transformation numérique, et se concentre sur l’adoption de nouveaux outils collaboratifs. En partenariat avec la Direction des Systèmes d’Information, Eliadis a développé des stratégies de communication et de formation adaptées aux différents profils d’utilisateurs. La société a également mis en place des événements et des supports d’accompagnement pour faciliter la transition. Grâce à cette approche holistique, Eliadis a non seulement facilité l’adoption des nouvelles pratiques, mais a aussi créé une meilleure compréhension des initiatives de la DSI, enrichissant leur méthodologie et sensibilisant les services transverses. En savoir plus ;