Mutuelle – Conduite du changement autour de Microsoft Office 365

Présentation du projet

Notre client, acteur majeur de la protection sociale dédié à la fonction publique, opère une transformation numérique, tant en interne qu’en externe. Au cœur de cet ambitieux projet, se trouve la Direction des Systèmes d’Information du groupe qui gère l’ensemble du parc et des infrastructure informatiques sur le territoire national. La DSI est également en charge de la définition et du déploiement des stratégies et des plans d’accompagnement des utilisateurs concernant les nouveaux outils collaboratifs et les évolutions du poste de travail.

Enjeux du projet

L’enjeu principal était de favoriser l’adoption de nouveaux usages collaboratifs en limitant les impacts pour l’ensemble des collaborateurs de ce groupe mutualiste.

Dans cette optique, il était essentiel de :

• Comprendre les spécificités et les usages des différents profils d’utilisateurs
• Informer les collaborateurs des évolutions, de leurs impacts et de leurs bénéfices
• Sensibiliser et acculturer l’ensemble des collaborateurs via des communications impactantes
• Accompagner les utilisateurs grâce à des actions de proximité (événements, formations…)

Accompagnement d’Eliadis

• Mettre en place des dispositifs d’accompagnement et de communication ciblés autour de plusieurs thématiques
  • Travail en mobilité : définition de use cases en fonction de différents profils utilisateurs
  • Diminution des impressions : analyse d’un audit et restitution des données à travers diverses actions de communication pour sensibiliser les collaborateurs à leur consommation
  • Windows 10 : communication globale afin d’informer les utilisateurs des bénéfices et des impacts de ce projet poste de travail
  • Sensibilisation à Microsoft One Drive à travers des actions de communication
  • Audio et visio-conférences
  • Information et sensibilisation autour de Microsoft Teams : gouvernance, adoption de nouveaux usages…
• Définir une stratégie de communication avec une identité marquante qui valorise les messages véhiculés
• Déployer des dispositifs de communications à l’échelle du groupe pour sensibiliser les collaborateurs
• Construire et mettre à disposition des utilisateurs des supports d’accompagnement afin d’informer et faciliter la prise en main
• Organiser des événements pour un accompagnement de proximité.

Valeur ajoutée d’Eliadis :

Démarche d’Eliadis :

Au-delà d’une démarche de conseil et d’accompagnement, Eliadis, à travers une vision holistique des sujets gravitants autour du collaboratif et du poste de travail, est parvenu à lier ces différents sujets avec expertise et créativité, en proposant des axes de communication innovants, en créant des supports adaptés à l’utilisateur et en organisant des événements de proximité. L’équipe de consultants Eliadis était également en charge du pilotage du projet en étroite coordination avec le responsable du service « Relations utilisateurs ». Ainsi, l’équipe d’Eliadis a-t-elle assuré non seulement la réalisation mais a également transmis une nouvelle vision concernant l’assimilation des nouvelles pratiques collaboratives.

Bénéfices générés :

• Une identité visuelle qui marque une nouvelle étape dans la démarche de la Direction des Systèmes d’Information
• Une compréhension plus fine des actions menées par la DSI
• Une meilleure compréhension grâce à des supports d’accompagnement plus attractifs et mieux structurés
• Un enrichissement méthodologique grâce à la démarche éprouvée en Change Management d’Eliadis.
• Une sensibilisation de plusieurs services transverses quant aux différentes actions menées

Secteur d’activité : mutuelle
Année de réalisation : décembre 2019 à mars 2020
Thématique : accompagnement au changement 
Donneur d’ordre : la Direction des Systèmes d’Information
Technologies : Microsoft Office 365, Microsoft One Drive , Microsoft Skype, Microsoft Teams, Windows 10