Comment booster l’adoption de votre Digital Workplace ? Comment vous assurer que chaque collaborateur tire tous les bénéfices d’une suite collaborative aussi complète que Microsoft Office 365 ? Hocine HAMOUM, consultant en solutions collaboratives, certifié Microsoft Office 365, nous propose 5 conseils pour ancrer de nouveaux usages au sein de votre entreprise et faire de votre Digital Workplace le centre névralgique de votre organisation.

1. Transformez votre projet en marque !

Un projet de transformation digitale impacte le quotidien de vos collaborateurs. Certains d’entre eux, déroutés par tant de nouveautés, risquent d’être tentés de conserver leurs outils et leurs anciennes méthodes de travail. C’est pourquoi une communication à chaque étape clé du projet va s’avérer indispensable afin de rappeler à tous la valeur ajoutée d’un environnement de travail numérique visant à renforcer la collaboration et le partage des ressources. Alors n’hésitez pas à rendre votre communication la plus impactante possible. Mettez-la en valeur ! Nous vous conseillons, par exemple, de « brander » votre projet, de lui attribuer un slogan et de définir une identité visuelle, que vous pourrez ensuite décliner dans vos emailings d’information, mais également sous forme d’affiches à positionner aux endroits les plus stratégiques !

Le lancement de votre projet est une étape clé, ne ratez pas cette occasion pour l’événementialiser ! L’un des grands classiques est l’organisation de café d’accueil. Les collaborateurs pourront profiter de ce temps d’échange à la fois convivial et informel pour se renseigner, poser des questions et partager leurs bonnes pratiques avec les autres utilisateurs. Pour l’un de nos clients, l’équipe de consultants en Change Management d’Eliadis avait créé des goodies et des cup cakes avec le logo de Yammer lors du lancement du réseau social de Microsoft. Décalée et « fun », cette approche a permis de créer une dynamique positive, propice à l’adoption de nouveaux usages.

2. Accompagnez les équipes de votre entreprise dans leur quotidien !

L’accompagnement de vos utilisateurs au quotidien peut se faire via plusieurs approches, combinables à l’envi ! La démarche la plus complète consiste très certainement en la mise en œuvre d’un centre de support. L’équipe du centre de support, composée d’experts en solutions collaboratives, est apte à répondre à tous les questionnements de vos utilisateurs afin de leur permettre de combler leurs lacunes. Vous pouvez aussi organiser des corners d’information animés par ces experts au sein même de vos bureaux. Ainsi, lors de la prise en main de l’outil, vos collaborateurs pourront-ils bénéficier d’un accompagnement de proximité. Enfin, une bonne pratique simple à mettre en place est de créer un groupe Yammer ou Teams pour centraliser les différentes questions liées à l’utilisation de la nouvelle solution déployée. Il faut juste veiller à ce qu’aucune question posée ne reste en suspens.

3. Optez pour le mode de formation qui convient à vos équipes !

Si de nouveaux modèles de formation, souvent très ludiques, ne cessent de se développer – qu’il ne faut, d’ailleurs, pas hésiter à explorer, nous utilisons le plus souvent pour nos clients les trois formats suivants :

• Les ateliers en présentiel. Il s’agit certainement du format qui donne le meilleur résultat. Néanmoins, il est également le plus coûteux et n’est pas toujours adapté aux différentes populations de l’entreprise pour des contraintes géographiques ou d’agenda.
• Les tutoriels. Facile à mettre en œuvre et d’un coût moindre, ce mode de formation convient mieux – contre toute attente – aux utilisateurs les plus experts de votre organisation voulant, par exemple, approfondir certaines fonctionnalités.
• Les classes virtuelles. Nous constatons que ces dernières donnent de bons résultats du fait de l’interactivité offerte avec le formateur, tout en proposant une grande flexibilité pour les différents utilisateurs, qui peuvent y assister où qu’ils soient !

Chacun de ces modes de formation a ses atouts. Ainsi est-il important de choisir le format adapté à chaque population de votre entreprise.

4. Créez une équipe transverse

Lors d’un projet de transformation, il faut assurer une homogénéité de l’apprentissage au sein des différents services de votre organisation. Aucun collaborateur ne doit être laissé pour compte ! Pour ce faire, nous vous conseillons d’harmoniser votre stratégie d’adoption en mettant en place une équipe transverse. Composée de relais au sein des différentes Business Units de votre entreprise, cette équipe transverse va travailler à partir de User Stories et prendre en compte l’expérience utilisateurs.
Permettez aussi à vos collaborateurs de partager leurs trucs et astuces au sein d’un outil transverse, en créant un groupe Teams ou un groupe Yammer, par exemple, afin de mutualiser les retours d’expérience de chacun !

5. Ouvrez de nouveaux horizons à vos collaborateurs

La Digital Workplace ne se limite plus à des usages du quotidien. Elle est aujourd’hui très orientée métier et permet d’aller plus loin avec des outils « low code » ultra performants. Faites découvrir à vos collaborateurs les applications PowerApps et Flow qui leur permettront d’automatiser des tâches à faible valeur ajoutée ou encore Power BI pour analyser des données issues de sources éparses et créer facilement des tableaux de bord très visuels. Faites-leur également profiter des innovations en standard dans le domaine de l’intelligence artificielle avec Azure Cognitive Services.

Vous souhaitez vous faire accompagner afin d’assurer l’adoption de Microsoft Office 365 au sein de votre entreprise ? Contactez nos consultants experts en solutions collaboratives.