En ces temps de télétravail, la solution collaborative Microsoft Teams devient notre quotidien. Eliadis, ESN Gold Partenaire Microsoft, vous a listé 10 bonnes pratiques pour faire de Microsoft Teams votre meilleur allié quand vous êtes en situation de mobilité !
Bonne pratique Teams n°1 : utilisez les applications de bureau et de téléphone
Commencez par télécharger les applications sur PC pour un plus grand confort d’utilisation. Avec l’application mobile, vous pourrez recevoir des notifications vous permettant de ne rien manquer quand vous êtes en situation de mobilité. Elle vous permet de suivre aisément des réunions à distance, de passer des appels, de travailler en mode projet… Il vous est bien sûr possible de paramétrer les notifications de l’application pour ne pas interférer avec votre vie personnelle.
Bonne pratique Teams n°2 : passez dès à présent en « mode conversation »
Pour ce faire, amorcez des échanges avec vos collègues en « chat », que ce soit en one-one ou en équipe. C’est simple à utiliser alors autant en profiter ! Le « chat » de Microsoft Teams permet de remplacer les emails courts, relevant davantage de l’échange informel, tels que » Comment vas-tu ? » ou encore « Sais-tu où est la dernière présentation du Codir ? ».
Bonne pratique Teams n°3 : ayez des favoris !
Mettez en « favoris » vos contacts les plus sollicités. Ils apparaîtront ainsi en haut de votre liste de contacts pour que vous les retrouviez aisément. La démarche est la suivante : faire un clic droit sur le contact que vous souhaitez mettre en favoris et sélectionner l’étoile.
Bonne pratique Teams n°4 : organisez vos équipes Teams
Identifiez les équipes pertinentes au sein de votre entreprise. Les membres des différentes équipes doivent avoir un objectif commun et travailler en mode projet de façon régulière. Néanmoins, laissez à tout ou partie de vos collaborateurs la possibilité de créer des équipes en fonction de leurs besoins.
Exemples pour une équipe marketing : lancement événementiel nouveau produit, opérations de lead generation.
Exemples pour une équipe d’ingénieurs : portail et intranet, performance du réseau, architecture…
Bonne pratique n°5 : vérifiez que vos messages Teams sont reçus et lus
Utilisez les « @mentions » (@Marie, @equipe, @canal) pour que vos collaborateurs voient ce que vous postez et qu’ils en soient notifiés. Pour être notifié dès qu’un message est publié dans un canal (que vous y soyez mentionné(e) ou non), il est nécessaire d’activer les notifications des canaux vous intéressant le plus. Pour ce faire, il faut réaliser un clic droit sur le nom du canal et choisir « Notifications ».
Bonne pratique Teams n°6 : désignez des administrateurs pour chaque équipe
Il est judicieux de définir des administrateurs pour chaque équipe, idéalement deux au cas où l’un ou l’autre serait indisponible.
Bonne pratique Teams n°7 : organisez les canaux de vos équipes Teams
Personnalisez vos onglets. Vous n’utilisez pas le wiki ? Enlevez-le ! Vous avez un site Microsoft SharePoint ou vous utilisez Microsoft OneNote au sein de votre équipe ? Faites-en un onglet pour retrouver rapidement tous les éléments vous permettant de travailler efficacement. Idem pour vos documents : téléchargez ceux utiles à vos équipes dans l’onglet « fichier » des canaux adéquates. Ce sera ainsi plus facile pour les membres de chaque équipe d’y avoir accès, de cocréer et d’échanger.
Bonne pratique Teams n°8 : allez plus loin dans la personnalisation avec les apps
Si vous êtes déjà utilisateurs d’applications métier comme Klaxoon, sachez que vous pouvez les connecter à vos équipes Teams dans les onglets. Cela vous permettra de gagner en temps et en confort.
Bonne pratique Teams n°9 : n’oubliez pas : Microsoft Teams n’est pas un RSE !
Microsoft Teams n’est pas un réseau social d’entreprise : les équipes ne doivent pas comporter trop de membres. Il est préférable de limiter le nombre de participants à une trentaine voire une quarantaine afin de ne pas « noyer » les messages.
Bonne pratique Teams n°10 : mettez un peu de bonne humeur dans vos échanges !
N’oubliez pas de rendre votre équipe Teams conviviale ! En plus d’une mise en forme améliorant la lisibilité (soulignement, mise en gras, puces…), vous pouvez ajouter des stickers, des smileys, des gifs animés…
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