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Comment Office 365 permet de digitaliser vos équipes terrain ?

par | 9 Déc 2019 | Actualités | 0 commentaires

La digitalisation des process métiers des collaborateurs terrain, qui sont souvent les interlocuteurs principaux des clients puisque ce sont eux qui leur délivrent services et produits, représente une source d’opportunités non négligeable pour les entreprises. La digitalisation de ces populations peut contribuer directement ou indirectement à augmenter la productivité dans un secteur concurrentiel en profitant des nombreux retours terrains, de limiter le taux de turn-over souvent conséquent sur ces fonctions et améliorer l’onboarding en s’assurant que les connaissances clés sont connues et respectées, et, plus généralement, de limiter la fracture numérique au sein même de l’entreprise.

Une transformation digitale prometteuse mais complexe

Si prometteuse soit-elle, la digitalisation des populations terrain est un véritable challenge pour les entreprises ! En effet, l’accompagnement au changement de ces populations vers de nouvelles pratiques collaboratives est d’autant plus compliqué qu’elles sont à la fois méconnues et complexes. Il s’agit de populations souvent multigénérationnelles avec un accès limité à des ressources clés (règlement, fiche de paie, sécurité, formation…). Par ailleurs, ces collaborateurs ont un emploi du temps dense, rythmé par les impératifs du terrain tels que les temps de déplacement, qui laissent peu de temps disponible pour des démarches administratives.

L’alternative Power Platform de Microsoft

Pour aider ces collaborateurs à travailler différemment et limiter ainsi la fracture numérique au sein même des entreprises, il est indispensable d’aider les entreprises à repenser leurs processus et de les accompagner dans la mise en œuvre d’outils adaptés à la réalité du terrain et apportant rapidement des réponses concrètes. Pour ce faire, les entreprises ont recours à trois types de solutions : les solutions prêtes à l’emploi, les solutions spécifiques et les solutions en shadow IT. Si chacune de ces solutions ont bien sûr leurs avantages, elles comportent également des inconvénients notables :
– les solutions prêtes à l’emploi sont certes rapides à déployer mais risquent de ne répondre que partiellement aux besoins des collaborateurs terrain.
– les solutions spécifiques, quant à elles, répondent avec plus de précisions aux attentes des collaborateurs mais nécessitent souvent un temps de conception conséquent.
– les solutions en shadow IT. Si ces dernières risquent a minima de nuire à l’image de l’organisation, elles peuvent également mettre en péril l’ensemble du système d’information d’une entreprise.

Power Platform : la synergie de PowerApps, Power BI et Power Automate

Power Platform au sein de la suite collaborative Microsoft Office 365 est une alternative intéressante, qui permet de concilier la facilité de mise en œuvre d’une solution prête à l’emploi et la richesse fonctionnelle d’un développement spécifique. Cette plateforme low voire no code, qui comprend Microsoft PowerApps, Power BI et Power Automate, permet de démocratiser, d’accélérer et de sécuriser la création d’applications – mobiles ou non – pour répondre notamment aux enjeux des collaborateurs terrain. Microsoft Power Automate – anciennement Microsoft Flow – peut être considéré comme un chef d’orchestre qui déclenche les applications. Microsoft Power Automate permet d’automatiser les flux de travail et de modéliser les processus d’affaires. Microsoft Power BI est, quant à lui, un puissant outil de data visualisation. Plutôt que de devoir restituer des données sous format Excel, Microsoft Power BI va permettre de fournir en quelques clics un dashboard très visuel.

Il ne faut cependant pas se méprendre : le développement d’une application avec la Power Platform vise moins à remplacer tous les processus que de mettre en valeur et d’optimiser ceux mis de côté. Par exemple, pour un acteur clé de la construction, l’équipe Digital Factory d’Eliadis a développé une application mobile permettant la remontée de non-conformités via une application mobile pour des collaborateurs travaillant sur des chantiers. Alors qu’auparavant ces non-conformités étaient remontées par de multiples biais (email, échanges téléphoniques, formulaires papier…), cette application centralise l’ensemble des informations transmises et facilite la mise en place de mesures correctives.

La compréhension des besoins : au cœur de la démarche de la Digital Factory d’Eliadis

Trois conditions sont indispensables pour s’assurer le succès d’une application destinée à des collaborateurs terrain :
– la rapidité de développement – quoi de plus frustrant pour les équipes terrain que d’attendre plusieurs mois entre la formalisation de leurs besoins et la réponse concrète de la part des équipes informatiques !
– la simplicité d’utilisation. En effet, il est indispensable que l’outil soit simple à utiliser au regard des impératifs terrain des collaborateurs mais également du taux de turn over élevé, souvent caractéristique de ces populations.
– une réponse adaptée aux besoins des collaborateurs. Pour cela, il est décisif d’étudier avec précision les besoins des utilisateurs finaux en amont de toute conception. Les consultants Eliadis accordent une attention toute particulière à l’étude des besoins et à l’analyse fonctionnelle à travers des ateliers d’équipes et des interviews afin de cerner au mieux les enjeux métiers de ces populations.

Une autre étape clé lors de la conception d’une application pour les collaborateurs terrain est la formation. Lors des sessions de formation, il ne faut pas hésiter à montrer la valeur qu’apporte la nouvelle application dans le quotidien des utilisateurs : diminution des ressaisies et du risque d’erreurs associé, données historisées, actions de consultation et de validation facilitées… Les consultants Eliadis s’évertuent également à présenter la solution à travers des cas d’usages.

Au-delà de la Power Platform, Microsoft présente Teams comme une alternative intéressante pour des échanges facilités. Microsoft Teams permet de fluidifier la communication entre le collaborateur et le reste de l’organisation et ainsi de renforcer le sentiment d’appartenance. Enfin, Microsoft Teams fournit une interface simplifiée pour les collaborateurs du terrain. Les applications métiers y sont intégrées pour un accès facilité. D’autres solutions Microsoft peuvent également s’avérer pertinentes comme Kaizala

Pour en savoir plus concernant notre offre Digital Factory, n’hésitez pas à nous contacter !

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