Industrie médicale – Conduite du changement – Cas Vygon

Présentation du projet

Intégré au sein du projet nommé ECHO (Enterprise Collaboration for Human Organisation), nos équipes « Go To Cloud » et « Adoption » ont travaillé sous l’égide des Directions SI, RH et Opérations de l’entreprise, pour moderniser l’environnement et les modes de collaboration au sein de Vygon afin de lui permettre de mieux répondre à divers enjeux stratégiques. Cette modernisation s’est concrétisée par la mise en place d’une nouvelle plateforme collaborative : Microsoft 365, en complément du réseau social Facebook Workplace. Le cœur de cible du projet était le déploiement et l’adoption des outils Teams, OneDrive, OneNote et Planner auprès d’un premier groupe de 800 utilisateurs répartis en France, au Benelux, au Portugal et en Espagne.

Enjeux du projet

Mobiliser tel un seul homme ses différentes entités et Business Units pour atteindre un niveau de performance et d’expertise globales sur un marché fortement contraint par une réglementation toujours plus exigeante et face à une concurrence mature.

Concrètement, les principales évolutions motivant le projet ECHO conjuguaient performance opérationnelle et qualité de vie au travail :

• Accompagner la mise en place du télétravail par des outils efficaces et actuels, offrant davantage d’agilité, de réactivité mais aussi d’équilibre entre vie privée et vie personnelle
• Fluidifier et fiabiliser la communication et consolidation d’informations
• Inciter le développement des compétences et l’autonomie des collaborateurs
• Développer la collaboration de façon transverse : inciter le partage de connaissances, des expertises, des expériences et bonnes pratiques entre les services
• Soutenir une collaboration efficace au sein et entre les équipes dans la co-construction et le développement de leurs projets.

Objectifs de la prestation

Important projet technique pour mettre à jour les postes de travail et organiser la gouvernance de la plateforme Microsoft 365, ECHO fut aussi un important projet d’accompagnement de tous les collaborateurs du groupe afin que chacun puisse s’approprier ces nouveaux outils mais surtout ces nouvelles méthodes de travailler ensemble.

Ainsi, si le rôle d’Eliadis a consisté à :

• Aider les équipes informatiques à finaliser le déploiement technique
• Concevoir et déployer le plan d’accompagnement au changement de l’ensemble des utilisateurs dans la prise en mains des outils et dans l’appropriation de nouveaux modes de communication et de collaboration en soutien de leurs activités et processus,
• Concevoir et produire le plan et les médias de communication dans le cadre d’un univers sémantique et graphique adapté
• Sensibiliser, conseiller et aider à poser les bases d’un plan de gouvernance de l’environnement collaboratif

Notre périmètre d’action

Nous avons conçu et déployé un plan projet composé des ingrédients majeurs suivants en français et en anglais :

• En marche forcée par la généralisation du télétravail impulsée par la crise sanitaire, aider les équipes informatiques à finaliser le déploiement technique de Microsoft 365 sur les postes de travail et opérer le support et les sessions de formations en ligne auprès des utilisateurs pour la prise en mains des outils Teams & OneDrive,
• Conseil et assistance auprès de la DSI pour la définition et mise en place de la gouvernance M365
• Recueil des enjeux stratégiques et bénéfices attendus par la Direction de l’Entreprise dans le cadre d’interviews visant à préparer et dérouler un atelier de sensibilisation de la chaîne managériale caractérisant notamment les raisons du changement, ses apports et le rôle de chacun ;
• Conception d’un univers sémantique et graphique pour illustrer le projet ; Production des supports de communications valorisant les dispositifs d’accompagnement au changement et relayant les éléments de gouvernance et d’avancement du projet (Newsletters, flyer « quel outil pour quel usage », flyers relatifs au recrutement des référents ECHO, et communications incitant les inscriptions aux diverses formation) ;
• Mise en place d’un tableau de bord de suivi de l’adoption ainsi que des enquêtes terrains pour relever des indicateurs (KPIs quantitatifs et qualitatifs) ;
• Recrutement, formation et coaching sur 6 mois d’une communauté de 50 ambassadeurs.
• Accompagnement des utilisateurs à l’adoption de nouveaux usages en fonction de leurs besoins métiers au travers d’ateliers immersifs pour amorcer une nouvelle façon de collaborer grâce aux apports des outils M365 : 40 équipes composées en moyenne de 15 participants chacune.
• Conseil, adaptation (parcours personnalisés) et assistance à la mise en place d’un MOOC M365 intégré au LMS de l’entreprise (Talentsoft).