Concevoir un modèle de métadonnées SharePoint Online pour remplacer l’arborescence de dossiers

Définir la structure de métadonnées et la taxonomie métier

Pour remplacer efficacement l’arborescence de dossiers dans SharePoint Online, il est essentiel d’établir un schéma de métadonnées SharePoint rigoureux. Ce modèle repose sur une taxonomie métier structurée qui organise l’information par ses attributs intrinsèques plutôt que par des emplacements physiques.

Identifier les grandes catégories métier et construire le Term Store

La première étape consiste à cartographier les grandes catégories métier de l’organisation et à les transformer en jeux de termes gérés (Managed Metadata) dans le magasin de termes. Cette taxonomie d’entreprise SharePoint permet de standardiser le vocabulaire utilisé pour qualifier les contenus. Par exemple, les directions principales (Ressources Humaines, Finance, Opérations) deviennent des ensembles de termes parents, avec des sous-termes pour les services spécifiques. Le Term Store offre une gouvernance centralisée qui garantit la cohérence sémantique à travers toutes les bibliothèques de documents. Cette approche facilite également la migration des permissions SharePoint Online en structurant les accès par métadonnées plutôt que par dossiers.

Déterminer les colonnes clés de classification documentaire

Selon Microsoft, une colonne Métadonnées gérées permet de sélectionner des termes d’un ensemble de termes spécifique (Source : Microsoft — 2024-09-23). Les colonnes essentielles à définir incluent généralement : département (lié au Term Store organisationnel), type de document (contrat, rapport, présentation), projet ou affaire, et niveau de confidentialité. Ces attributs remplacent fonctionnellement les niveaux de dossiers traditionnels. Chaque colonne doit être configurée avec des valeurs contrôlées pour éviter la prolifération de termes anarchiques et maintenir l’intégrité de la structure de classification documentaire.

Documenter les relations hiérarchiques par métadonnées

Au lieu de reproduire des sous-dossiers physiques, les relations hiérarchiques doivent être encodées directement dans les métadonnées gérées. Par exemple, un document appartenant au projet « Alpha » du département « Marketing » recevra ces deux attributs comme métadonnées, créant implicitement une relation logique. Le tableau ci-dessous illustre cette approche :

Cette modélisation permet des vues multidimensionnelles du même contenu, là où l’arborescence traditionnelle impose un seul chemin d’accès rigide. La prochaine étape consistera à configurer techniquement ces colonnes dans SharePoint et à automatiser leur application.

Concevoir les colonnes de site et types de contenu

Les colonnes de site et les types de contenu constituent les fondations d’un modèle de métadonnées SharePoint Online efficace. Ils permettent de normaliser les propriétés documentaires et d’appliquer une gouvernance cohérente à travers toutes les bibliothèques de votre organisation.

Relier les types de contenu à la taxonomie pour chaque contexte documentaire

D’après Microsoft, les colonnes et types de contenu sont les deux éléments les plus importants pour organiser les documents SharePoint (Source : Microsoft — 2025-05-29). Les types de contenu SharePoint permettent de définir des modèles documentaires spécifiques à chaque contexte métier : un contrat commercial nécessite des champs comme « Date d’échéance », « Partie contractante », « Montant », tandis qu’un rapport technique requiert « Domaine d’activité », « Version », « Statut de validation ». Cette approche garantit que chaque document est enrichi des métadonnées obligatoires et facultatives adaptées à son usage.

Utiliser les colonnes de site pour normaliser les propriétés entre bibliothèques

Les colonnes de site constituent le socle de votre plan de métadonnées documentaire. En les créant au niveau du site ou du hub, vous assurez leur réutilisation cohérente dans toutes les bibliothèques de documents. Par exemple, une colonne « Service » définie une seule fois pourra être intégrée aux types de contenu « Contrat », « Note interne » et « Rapport », garantissant une taxonomie uniforme. Cette normalisation facilite les recherches transverses et les consolidations de données dans Microsoft 365.

Définir des métadonnées obligatoires et facultatives pour l’ensemble de l’organisation

Une gouvernance documentaire efficace repose sur un équilibre entre exigences et flexibilité. Le tableau suivant illustre une approche structurée :

Ce modèle de tagging SharePoint doit être documenté et diffusé auprès des équipes pour assurer son adoption. Pour les organisations planifiant une transition vers le cloud, des outils comme SharePoint Migration facilitent le transfert des structures existantes. La prochaine étape consistera à exploiter ces fondations pour bâtir une navigation intuitive et des vues personnalisées.

Mapper les anciens dossiers aux nouvelles métadonnées

Le mapping dossiers vers métadonnées consiste à établir une correspondance structurée entre chaque niveau d’arborescence existant et un champ métadonnée SharePoint Online, afin de préserver la logique de classement tout en supprimant la complexité des dossiers imbriqués. Cette conversion arborescence fichiers SharePoint garantit la continuité opérationnelle et facilite la recherche.

Utiliser des outils de migration pour aligner les noms de dossiers sur les champs métadonnées

Les outils spécialisés comme ShareGate et le SharePoint Migration Tool (SPMT) permettent de piloter la migration SharePoint Online en automatisant l’extraction des noms de dossiers et leur transposition en valeurs de colonnes. Selon une source du secteur, les noms de dossiers SharePoint peuvent être mappés aux colonnes de métadonnées via export/import Excel avec ShareGate (Source : ShareGate — 2025-03-08). Cette approche évite la saisie manuelle et réduit les erreurs de catégorisation documentaire automatisée. Il est recommandé de réaliser un export préalable des structures existantes, d’enrichir le fichier Excel avec les colonnes cibles, puis de relancer l’import pour appliquer les métadonnées à chaque document.

D’autres outils peuvent être envisagés, chez Eliadis, nous utilisons regulièrement les outils de Quest, Bit titan, ShareGate, et pouvons évaluer et utiliser le outils souhaités par nos clients.

Créer un plan de correspondance pour les contenus sensibles et les labels de rétention

Lorsque certains dossiers renferment des documents soumis à des exigences réglementaires ou de confidentialité, il convient de définir un tableau de correspondance intégrant Microsoft Purview. Ce plan identifie les anciens chemins critiques, leur niveau de sensibilité, et les labels de rétention à appliquer automatiquement lors du mapping. Par exemple, un dossier « Contrats-Clients-2024 » sera associé aux métadonnées « Type : Contrat », « Département : Commercial », « Année : 2024 » et au label « Conservation 10 ans ». Cette démarche garantit la conformité dès la migration et simplifie les audits ultérieurs.

Structurer l’importation via Excel ou Power Automate pour automatiser la catégorisation

L’utilisation de fichiers Excel structurés facilite le pilotage du mapping en listant chaque chemin source, le titre du document, et les valeurs de métadonnées cibles. Pour aller plus loin, Power Automate permet de concevoir des flux qui détectent l’ajout de nouveaux fichiers, analysent leur emplacement d’origine, et appliquent automatiquement les champs correspondants. Un flux peut par exemple lire une colonne « Chemin » dans une liste SharePoint, extraire les segments de dossier, et alimenter les colonnes « Projet », « Phase » ou « Responsable ». Le tableau ci-dessous illustre un exemple de correspondance :

En préparant ce plan de correspondance avant le lancement de la migration, les équipes anticipent les besoins de catégorisation documentaire automatisée et préparent le terrain pour une transition fluide vers le chapitre suivant, consacré à la configuration des vues et filtres métadonnées dans SharePoint Online.

Mettre en œuvre la gouvernance et la conformité des métadonnées

Un modèle de métadonnées SharePoint Online robuste nécessite une gouvernance durable qui garantit la conformité réglementaire et la pérennité de l’architecture documentaire. Cette gouvernance s’appuie sur des processus automatisés, des rôles clairement définis et une intégration cohérente avec la politique de gouvernance documentaire Microsoft 365.

Automatiser les étiquettes de rétention et de sensibilité grâce à Microsoft Purview

Microsoft Purview Information Protection permet d’appliquer automatiquement des étiquettes de rétention et de sensibilité selon les valeurs de métadonnées définies dans le Term Store. Selon Microsoft Tech Community, les métadonnées remplissent automatiquement les colonnes des bibliothèques pilotant les politiques de rétention (Source : Microsoft Tech Community — 2025-06-18). Cette automatisation réduit les erreurs manuelles et renforce la protection des données sensibles. Le Centre de conformité Microsoft 365 centralise la configuration des règles d’application automatique, en associant des conditions basées sur les colonnes de métadonnées à des actions de classification. Cette approche garantit que chaque document hérite automatiquement de son niveau de confidentialité et de sa durée de conservation, simplifiant ainsi la conformité des métadonnées SharePoint.

Structurer la gouvernance des métadonnées et nommer les responsables de la taxonomie

La maintenance régulière du « Term Store » constitue un pilier essentiel d’un modèle de gouvernance SharePoint basé sur métadonnées. Il est recommandé de désigner des propriétaires de taxonomie responsables de chaque groupe de termes, chargés de valider les nouvelles propositions, de fusionner les doublons et d’archiver les termes obsolètes. Un processus trimestriel d’audit permet d’identifier les métadonnées non utilisées ou mal appliquées. Les propriétaires de taxonomie doivent également documenter les règles d’utilisation dans un guide de gouvernance accessible à tous les contributeurs. Cette discipline évite la prolifération anarchique de termes et assure la cohérence de l’architecture documentaire conforme RGPD sur le long terme.

Relier le modèle de métadonnées à la politique de gouvernance M365

L’intégration du modèle de métadonnées dans la politique globale de gouvernance M365 couvre trois axes : la confidentialité, la conformité réglementaire et le cycle de vie des contenus. Les Étiquettes de rétention s’appuient sur des métadonnées structurées pour déclencher automatiquement l’archivage ou la suppression des documents en fin de période légale. Pour répondre aux exigences RGPD, les métadonnées de type « Données personnelles » ou « Catégorie de traitement » facilitent l’identification rapide des contenus sensibles lors d’audits ou de demandes d’accès. Enfin, la synchronisation entre le modèle de métadonnées et les workflows Power Automate permet d’orchestrer des processus métier conformes, depuis la création jusqu’à la destruction sécurisée des documents.

La mise en place d’indicateurs de conformité permet de mesurer l’efficacité du modèle de métadonnées et d’ajuster les règles de gouvernance en continu. Cette approche proactive transforme les métadonnées en véritable levier de maîtrise des risques et d’optimisation des processus collaboratifs dans SharePoint Online.

Conclusion

Remplacer l’arborescence de dossiers par un référentiel de métadonnées SharePoint permet de renforcer la gouvernance, d’améliorer la recherche et de garantir la conformité documentaire. Ce modèle documentaire moderne libère les équipes des contraintes structurelles rigides et facilite l’accès aux informations critiques au sein de Microsoft 365.

La réussite d’un tel projet repose sur une stratégie de gouvernance documentaire SharePoint cohérente et partagée. Les DSI et architectes ont tout intérêt à initier des ateliers de co-construction de taxonomie avec les métiers pour identifier les propriétés essentielles. D’après Microsoft, configurer les propriétés d’un ensemble de termes nécessite de définir le nom, la description, le propriétaire, le contact, les stakeholders et de spécifier si l’ensemble est ouvert ou fermé (Source : Microsoft — 2024-09-23). Cette rigueur garantit l’alignement entre besoins métier et modèle documentaire pour Digital Workplace.

Eliadis, partenaire Microsoft spécialisé depuis 2001 dans l’optimisation des environnements collaboratifs Microsoft 365, accompagne les organisations dans la conception et le déploiement de ces modèles de métadonnées SharePoint Online, en conjuguant expertise technique et conduite du changement pour ancrer durablement les nouvelles pratiques.

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