Retour d’expérience : RATP Habitat se transforme avec Microsoft Office 365
RATP Habitat, filiale sociale dédiée à l’habitat du groupe RATP, a souhaité moderniser son environnement de travail en migrant vers Microsoft Office 365. Aidé des consultants techniques et fonctionnels d’Eliadis, RATP Habitat a saisi l’opportunité de ce projet de modernisation pour ancrer de nouveaux usages favorisant l’efficacité opérationnelle et la proximité. Retour sur les étapes clés de cette transition digitale avec Julien Boulmont, RSI de RATP Habitat.
Microsoft Office 365 : moderniser pour mieux répondre aux attentes des collaborateurs
« A la fin de l’année 2018, nous avons pris la décision de migrer notre environnement de travail, alors sous IBM Lotus Notes Domino, vers Microsoft Office 365. L’utilisation d’IBM Lotus Notes Domino était très mal vécue en interne, et ce depuis plusieurs années. Il était grand temps de se moderniser ! Par ailleurs, nos collaborateurs manifestaient le besoin de se munir d’un outil collaboratif pour partager plus rapidement les fichiers et les informations. Microsoft Office 365 avec Outlook pour la messagerie et Teams pour le partage de fichier et la messagerie instantanée répondait parfaitement à leurs attentes, rappelle M. Boulmont, Il ne nous restait plus qu’à trouver notre partenaire pour nous accompagner dans ce déploiement ! «
Eliadis, un partenaire Microsoft pour un accompagnement de proximité
« Suite à un appel d’offres publique, nous avons sollicité Eliadis pour nous aider dans la mise en œuvre de Microsoft Office 365 au sein de RATP Habitat. Les interlocuteurs Eliadis que nous avons rencontrés nous ont pleinement convaincu par leur expertise technique et leur connaissance fonctionnelle.
Du cadrage à la formation des utilisateurs, le déploiement de Microsoft Office 365 et de Microsoft Teams s’est déroulé sur six mois, entre novembre 2018 et avril 2019. Les principaux jalons de ce projet de modernisation de notre environnement de travail collaboratif ont été les suivants :
le cadrage du projet et la définition des besoins de RATP Habitat
la mise en place des outils Quest permettant la reprise de données.
la remédiation des bases IBM Lotus Notes Domino
la phase de tests
la migration réelle. »
Informer, convaincre, former les utilisateurs à Microsoft Office 365
« En étroite relation avec l’équipe Eliadis, nous avons mis en place une démarche d’accompagnement au changement pour nous assurer de l’adoption de la Digital Workplace par nos différentes populations, qu’elles soient sédentaires ou en situation de mobilité – comme cela peut-être le cas pour nos gardiens d’immeuble.
Nous avons fondé notre démarche de conduite au changement autour de trois axes : informer, convaincre et former les utilisateurs. Pour ce faire, nous avons préalablement défini un plan de communication à destination des utilisateurs. L’objectif était de prévenir nos collaborateurs des principales échéances avant la migration et de les sensibiliser aux changements à venir. Pour convaincre nos collaborateurs au quotidien et leur présenter les bénéfices de nos nouveaux outils collaboratifs, nous avons identifié des référents métiers, à savoir les assistantes de direction, et les avons impliqués à chaque étape clé du projet. Ces référents métiers avaient pour mission de valoriser Microsoft Outlook. Elles ont été de précieux relais entre les différentes équipes et la DSI, en charge du projet. Enfin, nous avons complété notre démarche en change management par 10 jours de formation en présentiel. Ces sessions ont été des moments décisifs pour rencontrer et convaincre l’ensemble des acteurs concernés par ce projet. Eliadis, en raison de son expertise à la fois technique et fonctionnelle, a su accompagner efficacement les utilisateurs lors de ces formations. Cela nous a permis de mener le projet à son terme sans accroc et sans crainte du changement par les utilisateurs. »
Des collaborateurs convaincus par Microsoft Teams à l’usage !
« La mise en place de Microsoft Teams a été très bien vécue par nos collaborateurs. Lors des formations, ils ont découvert le fonctionnement en équipe et en canal propre à Microsoft Teams pour échanger idées et fichiers sur des projets spécifiques. En bénéficiant d’un partage d’information facilité et pour autant structuré, nous parvenons à réduire le nombre de réunions, toujours chronophages.
Les gardiens de RATP Habitat utilisent Microsoft Teams au quotidien via les devices mobiles que nous avons mis à leur disposition. Ils apprécient, par exemple, de pouvoir « chatter » avec leur responsable de secteur ou d’échanger entre eux bonnes pratiques et conseils grâce à une équipe Teams dédiée. Ils gagnent en réactivité mais aussi en proximité : les frontières géographiques entre les différents sites et le siège de RATP Habitat s’atténuent grâce à Microsoft Teams. »
De nombreuses perspectives pour exploiter toute la puissance et la richesse d’Office 365
« Les experts Eliadis nous ont fait part à plusieurs reprises de la puissance de Microsoft Teams en termes de collaboration et de coordination. C’est pourquoi nous sommes en train de définir un plan d’actions pour transformer plus encore nos process métier en s’appuyant sur Microsoft Teams. L’outil va nous permettre, par exemple, d’optimiser certaines démarches administratives, comme cela est déjà le cas pour un dossier lié au process qualité que nous avons mis à disposition au sein d’un canal Microsoft Teams.
De par sa richesse et sa modularité, Microsoft Office 365 offre une grande évolutivité. Nous déployons les différentes briques de la suite collaborative progressivement pour offrir une transformation en douceur à nos utilisateurs. Nous avons fait le choix d’utiliser, dans un premier temps, Microsoft Outlook et Microsoft Teams et travaillerons dès septembre 2019 au déploiement de Microsoft Sharepoint et Microsoft Planner. Avec Microsoft Office 365, nous pouvons ainsi répondre à nos besoins en collaboration présents et futurs sans aller vers une solution spécifique, toujours difficile à maintenir dans le temps. »
