Votre projet Intranet SharePoint en moins de 3 mois !

Bonjour Virginie Legay, vous êtes Directrice Organisation et Processus chez C Chez Vous, et je vous reçois aujourd’hui pour échanger sur le projet d’intranet que notre société Eliadis a réalisé avec vous. Pour commencer, pourriez-vous nous présenter votre entreprise, le contexte de ce projet et votre rôle dans le développement de cet intranet ?

C Chez Vous est une PME spécialisée dans le secteur du transport, plus précisément dans la livraison à domicile de colis volumineux, et nous travaillons principalement pour des e-commerçants.

Nous avons connu une forte croissance ces dernières années. Nous faisons partie, depuis près de trois ans, du groupe Geopost, une filiale de La Poste. Nos effectifs sont passés d’environ 70 à 130 collaborateurs, répartis entre le siège social dans la Loire et des équipes en région. Nous avons également lancé de nouvelles activités.

Tous ces changements majeurs ont eu un impact significatif non seulement sur notre organisation, mais aussi, et surtout, sur notre communication interne. Le contexte de l’entreprise était de répondre à un besoin de fluidifier la communication.

Quel était votre rôle dans ce projet intranet ?

Il fallait déterminer comment améliorer la communication. En premier lieu, nous avons mené une enquête auprès des collaborateurs pour identifier leurs besoins et comprendre leurs irritants quotidiens. Les résultats de cette enquête ont clairement mis en évidence les bénéfices qu’apporterait une solution de type intranet. Cette solution a été validée par la direction et c’est suite à ce diagnostic que j’ai lancé le projet.

Mon rôle, en tant que Directrice Organisation et Processus de C Chez Vous, est de piloter les chantiers d’amélioration continue. Dans ce cadre, ma mission était d’améliorer la communication interne, à travers le choix de la solution et le pilotage de la mise en place de l’intranet.

 

A quel moment s’est effectué le choix de la technologie SharePoint pour votre intranet?

Le choix technique de Sharepoint s’est imposé dès le lancement du projet. Travaillant déjà dans un environnement Microsoft 365 depuis environ un an, il était logique d’utiliser cette brique.

Cela présentait un double avantage : ne pas nécessiter de nouvel hébergement ni de licences supplémentaires, et s’appuyer directement sur nos outils existants pour déployer l’intranet.

 

 

Quels étaient le timing et les ambitions pour votre projet d’intranet SharePoint ?

Le projet a avancé très vite. L’enquête a été menée en mars-avril, et j’ai présenté les résultats au comité de direction autour du mois de mai. Ils ont validé le plan d’actions et dans la foulée j’ai lancé un appel d’offres pour trouver la société qui nous accompagnerait sur ce projet.

Le timing était très serré car mon objectif était de présenter une première version à la mi-septembre. En effet, suite à l’enquête interne, je souhaitais apporter au plus vite des éléments concrets aux collaborateurs

L’objectif majeur de ce projet était de leur proposer un véritable espace de travail digital qui leur simplifie la vie. Il devait servir de point d’entrée unique pour accéder à la fois aux informations, aux documentations et aux outils.

Cet objectif répondait à deux besoins :

• Renforcer l’axe Corporate : communication descendante, mise en avant des projets d’entreprise, évènements, informations RH…
• Développer l’axe Métier : communication transverse entre les services, gestion documentaire. L’idée était de pouvoir rendre facilement accessible les documentations, guides et procédures nécessaires au quotidien.

 

Vous avez consulté plusieurs sociétés avec des profils variés pour votre appel d’offres.

Quels étaient vos critères de choix ? Pourquoi avoir choisi notre société Eliadis ?

Nous avons sélectionné trois sociétés de service (dont Eliadis) spécialisées Microsoft 365 et de taille humaine, comme la nôtre. Nous avons bien sûr procédé à un premier échange et envoyé un cahier des charges. Par la suite, nous avons discuté sur la base de ce cahier des charges. Très rapidement, Eliadis s’est distingué par son approche personnalisée et le fait de faire intervenir un consultant dès le départ, et non une équipe commerciale qui se contente de « pousser une offre sur étagère ». Eliadis a su répondre à nos attentes.

 

Par la suite, comment s’est déroulé votre projet intranet avec Eliadis ?

Dès la signature du contrat, le consultant a proposé une réunion de lancement avec notre équipe projet. Nous avons immédiatement mis en place des ateliers et des points de suivi du projet.

Nous avons collaboré avec le consultant et l’équipe via un espace collaboratif sur Teams pour le partage de documents et la gestion des tâches. La démarche a été très fluide, ce qui nous a permis de démarrer rapidement. Le délai entre l’appel d’offre et le lancement de l’intranet était très court. Nous avions donc besoin d’une grande réactivité de la part de notre partenaire, et cela a été le cas avec Eliadis même si notre calendrier impliquait de réaliser le projet en pleine période de vacances d’été.

 

Comment s’est passé le lancement de cette première version d’intranet ?

Au départ, on était dans l’optique de proposer une première version – V1 en septembre, avec derrière l’idée de l’enrichir au fil du temps. Finalement, la première version était au-delà de ce qu’on attendait, elle était très avancée et a été validée rapidement. On ne pensait pas qu’on pourrait publier autant d’informations et autant de documentation dès le lancement.

Comment avez-vous réussi cet exploit de publier les contenus et impliquer les contributeurs en un temps record ?

Avant de solliciter une entreprise pour nous accompagner, j’avais déjà effectué un travail préparatoire : j’avais réfléchi à la structure que je voulais donner à l’intranet et commencé à rassembler tous les contenus que nous échangions auparavant par e-mail. J’avais donc une base de contenus types et une première idée de la façon dont nous pourrions les mettre en ligne. J’ai aussi constitué une équipe projet réduite avec les collaborateurs qui étaient déjà habitués à communiquer, et qui auraient matière à enrichir l’intranet.

Le projet a pu avancer très vite car il était bien préparé : ce n’était pas une page blanche, il y avait déjà la matière et même une idée de maquette.

 

Quelles ont été les premières retombées ou bénéfices de cet intranet SharePoint ?

Les retours ont été très positifs, à la fois sur la richesse et la variété des contenus, mais aussi sur le rendu graphique.

L’intranet a pour bénéfice d’assurer la diffusion de l’information à tous les collaborateurs. Bien que quelques rubriques soient sécurisées et réservées à des populations spécifiques, la majorité du contenu est accessible à l’intégralité du personnel.  Pour cette première version, nous avons opté pour un contenu uniforme et accessible à tous. Il y a peu de personnalisation ou de restriction d’accès. Nous nous sommes concentrés sur les informations de base.

 

Aviez-vous établi des objectifs quantitatifs ou qualitatifs (KPI) pour ce projet ?

Nous surveillons bien sûr les statistiques d’utilisation du site pour déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien, afin de pouvoir ajuster l’intranet par la suite. Cependant, nous n’avions pas d’objectifs quantifiables précis.

Il est difficile d’avoir des indicateurs très précis à surveiller, car nous n’avions pas d’historique ou de point de comparaison. Nos enjeux se concentraient davantage sur les changements de canal et d’habitudes : par exemple, il fallait que cela devienne un réflexe pour les collaborateurs de chercher une information sur l’intranet plutôt que d’envoyer un e-mail à une personne pour demander où se trouve le fichier.

 

 Comment se passe la contribution à l’intranet sous SharePoint ?

Aujourd’hui, les contributeurs sont ceux de l’équipe projet. Il y a un contributeur pour la partie RH, un contributeur pour la partie commerce et un contributeur pour la partie DSI. On s’est focalisé sur ces 3 directions pour le cette première version de l’intranet parce que c’étaient les services qui, jusqu’à présent, communiquaient le plus.

Nous avons fait le choix de limiter le nombre de contributeurs pour garantir une certaine cohérence et nous incitons les collaborateurs à leur faire remonter leurs idées de publication. S’ils ont des projets dans leur service ou des informations qu’ils souhaitent communiquer à toute l’entreprise, ils peuvent les soumettre aux contributeurs.

L’enjeu est que les collaborateurs prennent l’habitude de consulter l’intranet et que les contributeurs mettent à jour les documents de référence. L’habitude de publier de l’information dans l’intranet sera probablement plus longue à acquérir

 

Et ce que l’intranet est votre seul canal d’information désormais ?

Non, c’est le canal incontournable mais pour certaines publications, nous faisons un double effort, en les annonçant par un push e-mail et en utilisant l’intranet.

Pour inciter les gens à consulter les informations sur l’intranet, nous avons configuré les postes de travail de sorte que la page d’accueil de tous les navigateurs soit l’intranet.

 

Quels conseils donneriez-vous à une PME qui voudraient se lancer sur un projet d’intranet SharePoint ?

Le premier conseil est de bien définir les objectifs du projet en amont : savoir pourquoi nous voulons un intranet et quels bénéfices il doit apporter. L’enquête des besoins des utilisateurs est une très bonne base.

La première étape concrète est ensuite de se concentrer sur les contenus et leur organisation (mise en avant, rubriques, etc.). Le principe clé doit être de rendre l’information facile d’accès.

Le travail sur la mise en page et le rendu graphique ne doit venir qu’après, car le design initialement prévu est souvent inadapté aux contenus réels.

Pour réaliser un intranet avec un outil comme SharePoint, on cherche l’efficacité et le côté pratique. Sharepoint laisse peu de place à la fantaisie, mais offre suffisamment d’options pour un rendu esthétique et soigné.

Un dernier aspect est de ne pas négliger la conduite du changement. Même si l’intranet peut paraître suffisamment intuitif pour se passer de cette démarche, c’est une erreur de le croire.

L’arrivée de l’intranet vise à transformer les usages des utilisateurs et des contributeurs. Cette démarche de conduite du changement doit être anticipée dès le démarrage du projet car elle est indispensable pour assurer l’adhésion des collaborateurs et la pérennité de la plateforme.

Elle implique de définir une stratégie pour le faire vivre (comité éditorial, plan de communication, désignation de contributeurs, etc.), et de faire évoluer les usages (par exemple, remplacer l’e-mail par l’article intranet et la mise à jour des procédures en ligne).

 

Si vous deviez recommander Eliadis, que diriez-vous à un client qui envisage de nous confier son projet d’intranet ou un projet collaboratif Microsoft 365?

La première chose que je soulignerais, c’est la capacité d’Eliadis à s’adapter au besoin client. Lors de notre projet intranet C Chez Vous, suite à l’envoi du cahier des charges, nous avons échangé et l’offre a été ajustée à notre contexte.

Ce n’était absolument pas une solution générique et figée que l’on nous a renvoyée, ni un consultant qui se contente de dérouler une méthodologie sans écouter. Il y a eu une réelle écoute dès l’offre, mais aussi pendant le projet. Le consultant a apporté son expertise exactement là où nous en avions besoin. J’avais déjà une idée assez précise de ce que je voulais mettre en place, et ce que j’attendais, c’étaient des conseils pour les mettre en œuvre et aussi de pouvoir challenger mes idées et connaitre les bonnes pratiques. C’est exactement ce qu’il a fait : il a été agile et s’est adapté à notre niveau d’exigence. C’était très appréciable.

Enfin, un dernier point : afin de poursuivre notre chantier d’amélioration de la communication interne, nous allons lancer en 2026 un projet visant à développer les nouveaux usages collaboratifs autour des outils Microsoft 365, au-delà de l’intranet. Et c’est en toute confiance que nous faisons de nouveau appel à Eliadis pour nous accompagner.

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